Учет госзакупок в системе БЭСТ-5

Напомним, что государственные закупки представляют собой форму размещения заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных или муниципальных нужд, осуществляемую на условиях, указанных в конкурсной документации и в оговоренные сроки с соблюдением принципов состязательности, справедливости и эффективности.

В настоящее время проведение госзакупок регламентируется законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Поэтому в программном продукте, решающем задачи учета госзакупок, должны соблюдаться требования, изложенные в данном законодательном документе. К числу таких программных продуктов относится система управлением предприятием БЭСТ-5. 

Преимущество системы БЭСТ-5 заключается в том, что в ее составе имеется специализированное приложение «Госзакупки», в котором охвачены все ключевые задачи, актуальные для госзакупок: 

• Регистрация и учет лимитов расходования средств, выделяемых на проведение госзакупок;
• Учет госзаказов и их размещения (через торги, аукционы и пр.);
• Учет заключенных государственных контрактов, их исполнения и оплаты;
• Учет договоров на закупки малого объема;
• Формирование аналитической и регламентированной отчётности по госзакупкам (форма №1-торги и др.);

Наряду с Федеральным законом № 44-ФЗ, в приложении поддерживается вся нормативная база в части ведения операций по госзакупкам: Федеральный закон РФ № 223-ФЗ от 18 июля 2011 года «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц», Постановление Правительства РФ №616 от 21.06.2012 «Об утверждении перечня товаров, работ, услуг, закупка которых осуществляется в электронной форме», Приказ Минэкономразвития №273 от 7 июня 2011 года «Об утверждении номенклатуры товаров, работ, услуг для нужд заказчиков».

Как классифицируются предметы закупки в системе БЭСТ-5? 

Как известно, товарно-материальные ценности или услуги, учитываемые организацией-пользователем, должны быть описаны в Номенклатурном справочнике. Заполняя этот классификатор, предприятие-пользователь группирует и именует номенклатуру запасов/услуг в удобном и понятном для себя виде. В то же время, в соответствии с действующим законодательством, в спецификациях госзаказов и госконтрактов предметы закупки (т.е. ТМЦ и услуги) должны быть указаны в разрезе кодов ОКДП. 

Задача одновременной поддержки обоих вариантов классификации ТМЦ решается следующим образом. В приложении «Госзакупки» используется справочник ОКДП ,

содержащий более широкий (в отличие от стандартного варианта) перечень характеристик номенклатуры. Помимо принятой в ОКДП системы классификации, кодов и наименований объектов, он включает в себя код основной единицы измерения, коэффициент пересчета, код группы закупки, признак использования при закупках у субъектов малого предпринимательства. Справочник поставляется в заполненном виде, но если это потребуется, его содержимое может быть изменено и дополнено пользователями. 

В роли связующего звена между позициями Номенклатурного справочника и позициями Справочника ОКДП выступает поле Код ОКДП, находящееся в Номенклатурном справочнике. Т.е. для каждой позиции Номенклатурного справочника можно задать соответствующий ей код ОКДП. При этом несколько номенклатурных объектов системы БЭСТ-5 могут иметь один и тот же код ОКДП. Тем самым организация-пользователь получает возможность привычного для себя заполнения спецификаций госзаказов и госконтрактов согласно Номенклатурному справочнику. При этом благодаря вышеописанной связи Номенклатурного справочника со Справочником ОКДП, все строки спецификации в любой момент времени можно представить (и вывести на печать) в кодах ОКДП. 

Одной из важных задач, связанных с учетом операций по госзакупкам, является учет лимитов, определяющих объем прав в денежном выражении на принятие и исполнение обязательств по закупкам товаров, работ, услуг. Эта задача решается с помощью режима Лимиты. 

Лимиты дифференцируются по источникам и статьям расходования средств. Учет лимитов ведется в разрезе календарных лет. Ввод лимитов выполняется на одноименной закладке. Данные об использовании лимитов формируются автоматически – при сохранении госконтракта или договора на закупки малого объема, в котором заполнены данные об оплате – и отображаются на этой же закладке в колонке «Использовано».

Здесь же, в режиме Лимиты, на закладке Малые закупки контролируются объемы по закупкам малого объема. 

Напомним, что в соответствии с Федеральным законом №44-ФЗ контроль общего объема закупок за год осуществляется по типу размещения. Ранее, когда действовал Федеральный закон № 94-ФЗ, объем закупок контролировался в разрезе одноименных номенклатурных позиций. Отметим, что система БЭСТ-5 предоставляет оба перечисленных вида контроля.

Главным режимом приложения «Госзакупки» является режим регистрации госзаказов. На каждый госзаказ, регистрируемый в системе БЭСТ-5, заводится отдельная карточка. В этой карточке фиксируются все характеристики госзаказа и отслеживается весь его жизненный цикл – включая результаты размещения.

Карточка госзаказа представляет собой электронную форму с тремя закладками: Заказ, Спецификации, Размещение.

Госзаказ, регистрируемый в системе БЭСТ-5, может пребывать в следующих состояниях (статусах):

• Открыт – автоматически присваивается в момент создания госзаказа, соответствует стадии его подготовки к торгам и, в отличие от других статусов, допускает внесение любых изменений в содержание;
• Размещен – соответствует стадии окончания торгов;
• Отменен – присваивается в случае отмены торгов.

Что касается назначения закладок, то на первой из них отражается общая информация о госзаказе: номер, дата публикации, стартовая цена, требования и пр.

Ввод информации о предметах заказа выполняется на второй закладке – Спецификации. При заполнении данных на этой закладке для удобства пользователя задействуется привычная для него классификация предметов закупки, применяемая в системе БЭСТ-5 (т.е. номенклатурные справочники материалов, товаров и услуг). Однако, при вводе спецификации система не «пропускает» позиции, у которых отсутствуют коды ОКДП. Пока этот код не введен в карточку номенклатуры, ввести такие товарно-материальные ценности или услуги в спецификацию невозможно. 

По усмотрению пользователя, информация, вводимая на закладке Спецификация, отображается в любом из двух видов: по кодам ОКДП (как это требует действующее законодательство) или, как обычно, по Номенклатурному справочнику. По результатам ввода спецификации система автоматически вычисляет стартовую цену заказа и отражает ее на закладке Заказ.

На третьей закладке – Размещение – вводятся сведения о результатах размещения госзаказа, заявках участников торгов, победителе и т.д. Не покидая реестр госзаказов, для заказа со статусом Размещен можно сформировать договор/контракт.

Приложение «Госзакупки» располагает всеми необходимыми средствами для полнообъемного учета обязательств по заключенным госконтрактам. Формирование госконтракта в системе происходит на основании размещенного госзаказа – в случае успешного результата торгов. При этом на основании одного госзаказа может быть сформирован только один госконтракт.

Текущее состояние госконтракта, его содержание (предметы и этапы поставки), все связанные с ним отгрузки и платежи отслеживаются в его карточке. В итоге пользователь видит актуальную и целостную картину поставок и расчетов по госконтракту. При необходимости система также предупредит его и о приближающемся истечении срока контракта.

По структуре, информационному наполнению и принципам заполнения данных карточка госконтракта аналогична обычной карточке договора, знакомой пользователям системы БЭСТ-5, работающим с приложениями «Ведение договоров» и «Закупки. Поставщики». 

Как и в случае с госзаказом, информация, представленная в спецификации, может отображаться в двух вариантах: согласно кодировке ОКДП или в кодах Номенклатурного справочника. 

При вводе оплаты можно выбрать неиспользованные лимиты по источникам финансирования и КБК, используя для этого сведения, внесенные на стадии ввода лимитов. Если сумма платежа превышает неиспользованный остаток, система выдаст соответствующее предупреждение. 

 Поскольку закупки малого объема представляют собой неконкурентную форму приобретения товаров, работ и услуг, осуществляемую без проведения торгов, в приложении «Госзакупки» выделен особый режим, предназначенный для работы с договорами на малые закупки.

При работе с договорами на закупки малого объема используются те же самые принципы, что и при учете обычных договоров закупки. В то же время в приложении учтены основные нюансы, присущие именно малым закупкам. 

Так, система контролирует превышение лимитов финансирования по КБК за соответствующий период и превышение максимальной суммы закупок, регламентированной действующим законодательством. 

В распоряжение пользователя предоставлены отчеты и справки, позволяющие проанализировать состояние госзаказов, госконтрактов и договоров о закупках малого объема в различных разрезах. В их число входят типовые унифицированные отчетные формы, предусмотренные действующим законодательством (Форма N-1 торги и т.п.) 

Как показывает опыт пользователей системы БЭСТ-5, приложение «Госзакупки» является действенным инструментом контроля всех стадий ведения госзакупок и, что особенно важно, своевременность и полноту исполнения обязательств по госконтрактам.